01Objetivo
Presentar el estado actualizado de la parametrización de la estructura documental, incluyendo carpetas, subcarpetas, grupos y usuarios, después de aplicar la reorganización funcional definida por el cliente en julio de 2026.
02Resumen ejecutivo
La estructura base de permisos y flujos de aprobación fue actualizada por completo según la nueva organización. Se crearon nuevos usuarios, grupos y una carpeta adicional. Las ACL se simplificaron y los aprobadores quedaron corregidos.
Usuarios
1623
+4 nuevos
Grupos
1627
+10 nuevos
Carpetas
1517
+1 nueva + raíz DMS
Subcarpetas con permisos
1115
Workflows de aprobación
014
ACL configuradas
~7320
Simplificadas
03Inventario actualizado
3.1 Usuarios con grupos asignados
Los grupos en azul corresponden a nuevas asignaciones de la migración v2.
Usuarios existentes (sin cambios en sus datos)
| Login | Nombre completo | Grupo(s) |
|---|---|---|
admin | Admin Administrador | — (Admin) |
guest | Guest User | — (Guest) |
ventas | Claudia Velásquez | COMERCIAL |
c.exterior | Jessica Henao | COMPRAS |
compras | Helman Vanegas | COMPRAS |
asistentedt | Sindy Martínez | ASEGURAMIENTO_CALIDAD, DIRECCION_TECNICA, INFORMACION_REGISTROS_SANITARIOS, DESARROLLO_PRODUCTO, ARTES_APROBADOS |
sebastian | Sebastián León | FICHAS_TECNICAS |
eleon | Edmundo León | GERENCIA_GENERAL |
aseguramiento | Jasmín Riaño | ASEGURAMIENTO_CALIDAD |
as.calidad | Natalia Guio | ASEGURAMIENTO_CALIDAD |
a.calidad | Yudy Herrera | ASEGURAMIENTO_CALIDAD, CALIDAD_DESARROLLO |
a.calidad.2 | Erika Ramírez | ASEGURAMIENTO_CALIDAD |
a-calidad | Ximena Triana | ASEGURAMIENTO_CALIDAD, CALIDAD_DESARROLLO |
asis.calidad | Mónica Rojas | ASEGURAMIENTO_CALIDAD |
a.inventarios | Eduarth Ramírez | RECEPCION_BODEGA_ENCARGADO_CUARENTENA |
inventarioscde | Henry Numpaque | RECEPCION_BODEGA_ENCARGADO_CUARENTENA |
cuarentena | Harold Gómez | RECEPCION_BODEGA_ENCARGADO_CUARENTENA |
desarrollo | Jhon Avila | DESARROLLO |
Usuarios nuevos (creados en migración v2)
| Login | Nombre completo | Grupo asignado | Estado | |
|---|---|---|---|---|
atorres | Andrea Torres | COMPRAS | andrea.torres@pendiente.com | ⚠ Email pendiente |
mvielma | María Aux. Vielma | RECURSOS_HUMANOS | maria.vielma@pendiente.com | ⚠ Email pendiente |
lmonroy | Luz Amanda Monroy | MASTERES_ORDENES_PRODUCCION | luz.monroy@pendiente.com | ⚠ Email pendiente |
mvizcaino | Magda Vizcaíno | DIRECCION_HSEQ | magda.vizcaino@pendiente.com | ⚠ Email pendiente |
3.2 Subcarpetas con grupos de aprobadores auto_folderapprovers
| ID | Ruta subcarpeta | Grupo(s) aprobador(es) |
|---|---|---|
| 27 | DMS / COMERCIAL | APR_GERENCIA_GENERAL (35) |
| 28 | DMS / ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 29 | DMS / DESARROLLO DE PRODUCTO | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 31 | COMERCIAL / CONTRATOS DE MAQUINAS | APR_GERENCIA_GENERAL (35) |
| 32 | ASEG. Y CONTROL DE CALIDAD / INFO CONTROL CALIDAD MP | APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD (36) |
| 33 | ASEG. Y CONTROL DE CALIDAD / LEGALIZACIÓN INGRESO MP | APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD (36) |
| 34 | DESARROLLO DE PRODUCTO / INFORMACIÓN TÉCNICA MP | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 35 | DESARROLLO DE PRODUCTO / FÓRMULA | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 36 | DESARROLLO DE PRODUCTO / INFORME DESARROLLO Y ESTABILIDAD | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 37 | DESARROLLO DE PRODUCTO / DOSSIER TÉCNICO LEGAL | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 38 | DESARROLLO DE PRODUCTO / INFORMACIÓN SANITARIA INVIMA | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 39 | DESARROLLO DE PRODUCTO / INFO TÉCNICA MATERIALES ENVASE | GERENCIA_GENERAL (22) + APR_DIRECCION_TECNICA (18) ⛓ Doble |
| 40 | GESTIÓN HSEQ / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 41 | GESTIÓN HSEQ / PROCEDIMIENTOS CDE | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
| 42 | DMS / MASTERES DE ORDENES DE PRODUCCION | APR_DIRECCION_TECNICA (18) |
3.3 Permisos de acceso por carpeta (ACL)
Se detalla para cada carpeta el grupo propietario (acceso de lectura y escritura) y los grupos con acceso de solo consulta (mode=2 en tblACLs), según la sección 2 del documento de organización.
🔒 Propietario = lectura y escritura · 👁 Consulta = solo lectura (ACL mode=2)
27COMERCIAL
Propietario
COMERCIAL (25)
Lectura y escritura
Consulta
GERENCIA_GENERAL (22)
Solo lectura
28ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD
Propietario
ASEGURAMIENTO_CALIDAD (14)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17), DIRECCION_HSEQ (34)
Solo lectura
29DESARROLLO DE PRODUCTO
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
30GESTIÓN HSEQ
Propietario
DIRECCION_HSEQ (34)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
31CONTRATOS DE MAQUINAS
Propietario
COMERCIAL (25)
Lectura y escritura
Consulta
Hereda de carpeta 27 (COMERCIAL) → GERENCIA_GENERAL (22)
Solo lectura
📌 Esta carpeta tiene
inheritAccess=1, por lo que hereda automáticamente los permisos de su carpeta padre (COMERCIAL).32INFORMACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD MATERIAS PRIMAS
Propietario
ASEGURAMIENTO_CALIDAD (14)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17), DIRECCION_HSEQ (34)
Solo lectura
33LEGALIZACIÓN INGRESO DE MATERIA PRIMA, MATERIAL DE ENVASE Y EMPAQUE
Propietario
ASEGURAMIENTO_CALIDAD (14)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17), DIRECCION_HSEQ (34)
Solo lectura
34INFORMACIÓN TÉCNICA MATERIAS PRIMAS
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
35FÓRMULA
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
36INFORME DE DESARROLLO Y ESTABILIDAD DE PRODUCTO
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
37DOSSIER TÉCNICO LEGAL
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
38INFORMACIÓN SANITARIA INVIMA
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
39INFORMACIÓN TÉCNICA MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE
Propietario
DESARROLLO_PRODUCTO (30)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
⛓ Aprobación doble: esta carpeta requiere aprobación en cadena de APR_DIRECCION_TECNICA (18) + GERENCIA_GENERAL (22).
40SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Propietario
DIRECCION_HSEQ (34)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
41PROCEDIMIENTOS CDE
Propietario
DIRECCION_HSEQ (34)
Lectura y escritura
Consulta
DIRECCION_TECNICA (17)
Solo lectura
42MASTERES DE ORDENES DE PRODUCCION
Propietario
MASTERES_ORDENES_PRODUCCION (32)
Lectura y escritura
Consulta
COMERCIAL (25), INVENTARIOS (27)
Solo lectura
Las ACL se simplificaron drásticamente. El PDF original mostraba ~73 registros con acceso disperso a múltiples grupos. La nueva organización reduce el acceso de consulta principalmente a DIRECCION_TECNICA, DIRECCION_HSEQ y GERENCIA_GENERAL.
3.4 Grupos existentes
Grupos originales mantenidos
| ID | Grupo | Usuarios | Estado |
|---|---|---|---|
| 11 | COMPRAS | 3 (Jessica, Helman, Andrea) | ✅ |
| 12 | COMERCIO_INTERNACIONAL | 0 | ⚠ Sin correspondencia |
| 14 | ASEGURAMIENTO_CALIDAD | 7 (Sindy, Jasmín, Natalia, Yudy, Erika, Ximena, Mónica) | ✅ |
| 15 | CALIDAD_DESARROLLO | 1 (Ximena) | ⚠ Sin correspondencia |
| 16 | CALIDAD_MATERIA_PRIMA | 0 | ⚠ Sin correspondencia |
| 17 | DIRECCION_TECNICA | 1 (Sindy) | ✅ |
| 18 | APR_DIRECCION_TECNICA | 1 (Sebastián) | ✅ Grupo aprobador |
| 19 | ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS | 0 | ⚠ Sin correspondencia |
| 20 | BODEGA | 0 | ⚠ Sin correspondencia |
| 21 | RECEPCION_BODEGA_ENCARGADO_CUARENTENA | 3 (Eduarth, Henry, Harold) | ⚠ Sin correspondencia |
| 22 | GERENCIA_GENERAL | 1 (Edmundo) | ✅ También aprobador |
| 23 | DESARROLLO | 1 (Jhon Avila) | ✅ |
| 25 | COMERCIAL | 1 (Claudia) | ✅ |
| 26 | FABRICACIÓN | 0 | ⚠ Sin correspondencia |
| 27 | INVENTARIOS | 0 | ⚠ Usado en consulta carpeta 42 |
Grupos nuevos (creados en migración v2)
| ID | Grupo | Tipo | Responsable | Usuarios |
|---|---|---|---|---|
| 28 | RECURSOS_HUMANOS | Operativo | María Aux. Vielma | 1 |
| 29 | INFORMACION_REGISTROS_SANITARIOS | Operativo | Sindy Martínez | 1 |
| 30 | DESARROLLO_PRODUCTO | Operativo | Sindy Martínez | 1 |
| 31 | ARTES_APROBADOS | Operativo | Sindy Martínez | 1 |
| 32 | MASTERES_ORDENES_PRODUCCION | Operativo | Luz Amanda Monroy | 1 |
| 33 | FICHAS_TECNICAS | Operativo | Sebastián León | 1 |
| 34 | DIRECCION_HSEQ | Operativo | Magda Vizcaíno | 1 |
| 35 | APR_GERENCIA_GENERAL | Aprobación | — | 0 |
| 36 | APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD | Aprobación | — | 0 |
Total de grupos: 27 (16 existentes + 10 nuevos + 1 que ya existía).
04Brechas identificadas
4.1 Brechas actuales (post-migración)
| # | Brecha | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | 4 emails pendientes | Andrea Torres, María A. Vielma, Luz A. Monroy y Magda Vizcaíno tienen correos temporales. |
| 2 | 10 grupos sin correspondencia | COMERCIO_INTERNACIONAL, HSEQ, CALIDAD_DESARROLLO, CALIDAD_MATERIA_PRIMA, ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS, BODEGA, RECEPCION_BODEGA, DESARROLLO, FABRICACIÓN, INVENTARIOS. |
| 3 | 2 grupos aprobadores sin miembros | APR_GERENCIA_GENERAL (35) y APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD (36) no tienen usuarios asignados. |
05Configuración de workflows
Se crearon 14 workflows de aprobación, uno por cada carpeta que requiere flujo de aprobación.
| ID | Carpeta | Flujo |
|---|---|---|
| 2 | COMERCIAL (27) | Pendiente → Aprobar (APR_GERENCIA_GENERAL) → Aprobado |
| 3 | ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD (28) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 4 | DESARROLLO DE PRODUCTO (29) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 5 | MASTERES DE ORDENES DE PRODUCCION (42) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 6 | CONTROL CALIDAD MP (32) | Pendiente → Aprobar (APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD) → Aprobado |
| 7 | LEGALIZACIÓN INGRESO MP (33) | Pendiente → Aprobar (APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD) → Aprobado |
| 8 | INFORMACIÓN TÉCNICA MP (34) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 9 | FÓRMULA (35) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 10 | INFORME DESARROLLO (36) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 11 | DOSSIER TÉCNICO LEGAL (37) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 12 | INFORMACIÓN SANITARIA INVIMA (38) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 13 | INFORMACIÓN TÉCNICA ENVASE (39) | Pendiente → Aprobar DT → Aprobado por DT → Aprobar GG → Aprobado ⛓ Doble |
| 14 | SEGURIDAD Y SALUD (40) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
| 15 | PROCEDIMIENTOS CDE (41) | Pendiente → Aprobar (APR_DIRECCION_TECNICA) → Aprobado |
Workflow 13 (carpeta 39) es el único con doble aprobación en cadena. Primero debe aprobar APR_DIRECCION_TECNICA (grupo 18) y luego GERENCIA_GENERAL (grupo 22). Ambos pasos son obligatorios.
06Estructura jerárquica de carpetas
DMS (1)
├── COMERCIAL (27) → Aprobador: APR_GERENCIA_GENERAL (35)
│ └── CONTRATOS DE MAQUINAS (31) → Aprobador: APR_GERENCIA_GENERAL (35)
├── ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD (28)
│ ├── INFO CONTROL CALIDAD MP (32) → Aprobador: APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD (36)
│ └── LEGALIZACIÓN INGRESO MP (33) → Aprobador: APR_ASEGURAMIENTO_DE_CALIDAD (36)
├── DESARROLLO DE PRODUCTO (29)
│ ├── INFO TÉCNICA MP (34) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ ├── FÓRMULA (35) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ ├── INFORME DESARROLLO (36) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ ├── DOSSIER TÉCNICO LEGAL (37) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ ├── INFO SANITARIA INVIMA (38) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ └── INFO TÉCNICA ENVASE (39) → Aprobador: DT + GG (DOBLE ⛓)
├── GESTIÓN HSEQ (30)
│ ├── SEGURIDAD Y SALUD (40) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
│ └── PROCEDIMIENTOS CDE (41) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)
└── MASTERES DE ORDENES DE PRODUCCION (42) → Aprobador: APR_DIRECCION_TECNICA (18)