LABORATORIOS CDE

Informe de Parametrización DMS

Estructura de carpetas, grupos, permisos y aprobadores

Fecha08/10/2026

Versión1.5

EstadoPara validación del cliente

Origen de datosNUBE (1).xlsx + correcciones del cliente

1Resumen ejecutivo

8Carpetas principales

88Subcarpetas parametrizadas

18/19Grupos definidos en uso

12/12Aprobadores definidos en uso

1Hallazgos de severidad alta

11Puntos a validar en total

Se revisó la parametrización del repositorio documental DMS: 8 carpetas principales y 88 subcarpetas, cada una con los grupos que acceden (Lectura o Lectura y modificación) y los aprobadores responsables. Se cruzó con los 19 grupos y 12 aprobadores definidos.

Conclusión preliminar. La estructura es coherente y completa en su diseño: todas las subcarpetas tienen aprobador y al menos un grupo con acceso. Sin embargo, se identificaron 1 puntos de severidad alta, 5 media y 5 baja, principalmente por permisos a validar y detalles de nomenclatura. Los nombres de aprobadores y el correo de Planeación ya fueron corregidos según las indicaciones del cliente. Recomendamos resolverlos antes de dar el visto bueno final, ya que impactarían directamente la carga de permisos y los flujos de aprobación.

Qué está en orden

Las 88 subcarpetas tienen nombre único dentro de su carpeta y al menos un aprobador.
Todas las subcarpetas tienen al menos un grupo con permiso de modificación.
El 100% de las subcarpetas usa aprobadores válidos del listado, tras aplicar las correcciones de nomenclatura.
Los permisos se limitan a dos niveles claros: Lectura y Lectura y modificación.

Qué requiere decisión

Grupo de recepción de envase y empaque sin uso en ninguna carpeta.

Carpeta	Subcarpetas	Grupos en matriz
Estratégico	8	5
Comercial	6	6
Recursos Humanos	7	4
Desarrollo (Diseño, Desarrollo y Regulatorio)	17	8
Compras	11	7
Calidad	17	7
HSEQ	15	14
Inventarios	7	9

2Alcance y metodología

Fuente. Archivo «NUBE (1).xlsx». Se excluyeron las pestañas nombres y Hoja10. Cada una de las 8 pestañas restantes representa una carpeta bajo la raíz DMS.
Estructura. Columna A = subcarpetas; columnas intermedias = grupos con permiso; última columna = aprobadores.
Normalización. Se interpretaron «Lectura» como L y «Lectura y modificación» como L/M; las celdas vacías o con solo espacios se tomaron como sin acceso.
Validación cruzada. Cada grupo y aprobador del Excel se comparó con el listado oficial; también se revisó la coherencia entre aprobadores y permisos.
Regla de acceso de aprobadores. Todo aprobador tiene como mínimo Lectura sobre las subcarpetas que aprueba (indicado por el cliente), aunque su grupo no figure en la matriz; no se agregan columnas por este motivo. Una subcarpeta puede tener más de un grupo aprobador.
Criterio de severidad. Alta impide o altera la carga correcta de permisos; Media requiere confirmación; Baja es de orden y buenas prácticas.

Los datos se presentaron tal como figuran en el Excel. Cuando un encabezado tenía un error evidente, se mantuvo el texto original y se marcó con ⚠.

3Directorio de grupos y aprobadores

Grupos (19)

Grupo	Responsable(s)	Correo	Carpetas	Estado
`GERENCIA_GENERAL`	Edmundo León	eleon@cdelaboratorios.com	6	En uso
`DIRECCION_TECNICA`	Luz Amanda Monroy S.	luzamanda@cdelaboratorios.com	6	En uso
`DIRECCION_HSEQ`	Magda Vizcaíno	calidad@cdelaboratorios.com	8	En uso
`DIRECTOR_OPERACIONES`	Luis Sebastian León	j.planeacion@cdelaboratorios.com	5	En uso
`DIRECTOR_ADMON_CONTADOR`	Marcela Alfonso	contabilidad@cdelaboratorios.com	1	En uso
`JEFE_COMPRAS`	Helman Vanegas	compras@cdelaboratorios.com	4	En uso
`JEFE_COMERCIO_EXTERIOR`	Andrea Torres	c.exterior@cdelaboratorios.com	3	En uso
`JEFE_ASEGURAMIENTO_CALIDAD`	Jazmin Riaño	aseguramiento@cdelaboratorios.com	3	En uso
`JEFE_PLANTA`	Jhon Avila	desarrollo@cdelaboratorios.com	1	En uso
`JEFE_MANTENIMIENTO`	Hector Tole	mantenimiento@cdelaboratorios.com	1	En uso
`JEFE_MANUFACTURA`	Henry Martínez	inventarios@cdelaboratorios.com	4	En uso
`JEFE_INVENTARIOS`	Wilmar Vargas	a.inventarios@cdelaboratorios.com	2	En uso
`COORDINADOR_ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS`	Sindy Martínez	asistentedt@cdelaboratorios.com	3	En uso
`ASISTENTE_COMERCIAL`	Claudia Velasquez	ventas@cdelaboratorios.com	4	En uso
`ASISTENTE_RRHH`	María Auxiliadora Vielma	recursoshumanos@cdelaboratorios.com	2	En uso
`ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS`	Yudy Herrera y Valentina Olave	asis.calidad@cdelaboratorios.com	5	En uso
`ASISTENTE_RECEPCION_MATERIALES_ENVASE_EMPAQUE`	Erika Ramírez	acalidad@cdelaboratorios.com	0	Sin uso
`OPERACIONES_ENVASADO`	Teresa Alba, Johana Bejarano y Leidy Pinzón	envasadocdelabs@gmail.com	1	En usoCuenta externa
`OPERACIONES_ACABADO`	Nicol	acabadocdelabs@gmail.com	1	En usoCuenta externa

Aprobadores (12)

Aprobador	Responsable(s)	Correo	Subcarpetas	Estado
`APR_GERENCIA_GENERAL`	Edmundo León	eleon@cdelaboratorios.com	13	En uso
`APR_DIRECCION_TECNICA`	Luz Amanda Monroy S.	luzamanda@cdelaboratorios.com	31	En uso
`APR_DIRECCION_ADMON_CONTADOR`	Marcela Alfonso	contabilidad@cdelaboratorios.com	4	En uso
`APR_ASISTENTE_COMERCIAL`	Claudia Velasquez	ventas@cdelaboratorios.com	6	En uso
`APR_ASISTENTE_RRHH`	María Auxiliadora Vielma	recursoshumanos@cdelaboratorios.com	7	En uso
`APR_COMPRAS`	Helman Vanegas	compras@cdelaboratorios.com	11	En uso
`APR_COMERCIO_EXTERIOR`	Andrea Torres	c.exterior@cdelaboratorios.com	11	En uso
`APR_DIRECCION_HSEQ`	Magda Vizcaíno	calidad@cdelaboratorios.com	22	En uso
`APR_DIRECCION_OPERACIONES`	Luis Sebastian León	j.planeacion@cdelaboratorios.com	1	En uso
`APR_INVENTARIOS`	Wilmar Vargas	a.inventarios@cdelaboratorios.com	7	En uso
`APR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD`	Jazmin Riaño	aseguramiento@cdelaboratorios.com	14	En uso
`APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS`	Yudy Herrera y Valentina Olave	asis.calidad@cdelaboratorios.com	6	En uso

4Estructura de carpetas

Jerarquía DMS › Carpeta › Subcarpeta. Los nombres se muestran tal como están en el Excel.

📁 DMS

📁 Estratégico 8 subcarpetas

📂 Normas legales DIAN, Laboral, contables
📂 Presupuestos de ingreso y egreso y seguimiento. Informes de flujo de efectivo
📂 Indicadores
📂 Informes contables presentación. Informes de cierre de año debidamente firmados. Indicadores de gestión
📂 Analisis de costos por área, por producto, por operación
📂 Informes para bancos
📂 Indicadores de gestión
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento

📁 Comercial 6 subcarpetas

📂 Cotizaciones
📂 Pedidos
📂 Correspondencia y contratos de distribución
📂 Presupuestos de ventas y seguimientos
📂 Indicadores de gestión
📂 No conformidades diligenciamiento y seguimiento. Encuestas de Calidad. Seguimiento

📁 Recursos Humanos 7 subcarpetas

📂 Documentación hojas de vida según procedimiento establecido. Documentos de seguimiento y capacitación Según la ley
📂 Contratos de trabajo personal actual y retirado
📂 Capacitación personal sobre el cargo. Archivo para seguimiento . Actas de autonomía.
📂 Evaluación de Desempeño. Recibo de informes, revisión y retroalimentación
📂 Encuestas de calidad. Seguimiento
📂 Indicadores de gestión
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas a los colaboradores y acciones de seguimiento.

📁 Desarrollo (Diseño, Desarrollo y Regulatorio) 17 subcarpetas

📂 Normas legales Vigentes Sanitarias
📂 Contratos de Maquila
📂 Matriz de estabilidad
📂 Informes de estabilidad por cliente
📂 Informes de Desarrollo por cliente
📂 Informes externos para anexar a los expedientes para comprobar seguridad o eficacia
📂 Matriz de seguimiento Notificaciones sanitarias
📂 Información Técnica y legal notificaciones sanitarias
📂 Información Invima capacidad
📂 Masteres de Ordenes de Producción
📂 Información Cota Secretaria de Salud
📂 Información Shaio Secretaria de Salud
📂 Indicadores de Desarrollo
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento
📂 Proyectos de rotulados y Artes envases para impresión
📂 Proyectos de rotulado y Artes cajas plegadizas para impresión
📂 Proyecto de rotulado y Artes cajas corrugadas para impresión

📁 Compras 11 subcarpetas

📂 Información Compras por proveedor : Documentos: Ficha técnica por materia prima, composición de la mezcla, Dossier regulatorio
📂 Información de ficha de seguridad de materias primas
📂 Información relacionada con Envases y empaques por proveedor: Archivo fichas técnicas, planos mecánicos
📂 Información de proveedores según Procedimiento de compras, portafolio.
📂 Acuerdos de calidad con los proveedores de compras
📂 Cotizaciónes actualizadas, seguimiento de devoluciones, quejas, reclamos, no conformidades y correspondiencia del proveedor.
📂 Evaluación de Desempeño y seguimiento
📂 Auditorias por proveedor con acciones de seguimiento.
📂 Encuestas a los proveedores y seguimiento
📂 Indicadores de Compras
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas y acciones de seguimiento.

📁 Calidad 17 subcarpetas

📂 Especificaciones y certificados de análisis y reanálsis de materia prima
📂 Especificaciones y certificados de análisis envase, empaque y embalaje
📂 Informe de muestras de retención materias primas, materiales de envase y empaque y manejo de estándares
📂 Fichas Técnicas de los procesos de envasado y acabado
📂 Consolidación de Batch Record
📂 Informe de muestras de retención producto terminado y manejo de estándares
📂 Informes de Microbiologia de agua, superficies, equipos, áreas.
📂 Informes de calidad del Agua
📂 Informes de quejas, reclamos y devoluciones
📂 Bitacoras de seguimiento de producción, Bodega, calidad, muestras de retención, desarrollo relacionada con humedad y temperatura
📂 Informes de limpieza y sanitización de Areas
📂 Informes de verificación de equipos de calidad ubicados en producción, bodega, calidad y desarrollo
📂 Informes de Autoinspecciones
📂 Auditorías Internas
📂 Auditorias Externas
📂 Indicadores
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento

📁 HSEQ 15 subcarpetas

📂 Documentos Externos HSEQ: Salud, ambiente, laboral
📂 Listado Maestro de Documentos y de formatos con control de versiones. Eliminación de documentos obsoletos.
📂 Admon del sistema documental de la empresa, Politicas, procedimientos, instrutivos, formatos, registros, manuales de los equipos, especificaciones, metodologías de trabajo.
📂 Registros de capacitación HSEQ, inducción, Reinducción, Reentrenamiento, lecciones aprendidas, capacitaciones generales, actualizaciones
📂 Cronogramas de trabajo para calidad y HSEQ, seguimiento, informe y resultado.
📂 Seguimiento de equipos según procedimiento establecido, mantenimiento preventivo, correctivo, calibración, cambio de repuestos y validación.
📂 Información Servicios por proveedor : Documentos: Servicio contratado, especificaciones del servicio, informe del servicio, acuerdos de calidad de cada proveedor
📂 Consolidación del seguimiento de los proveedores de servicio
📂 Informes de auditoria de proveedores de servicio
📂 Registros documentos del sistema ISO 9001 relacionado con Riesgos
📂 Registros documentos del sistema ISO 9001 relacionado con los procesos
📂 Registros documentos del sistema de gestion HSEQ
📂 Informes de las encuestas de calidad aplicada a los proveedores de servicio
📂 Indicadores
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento

📁 Inventarios 7 subcarpetas

📂 Informe de Inventarios Cíclicos
📂 Informe mensual de reanálisis con tres meses previo al vencimiento incluido inventario
📂 Informe de sobrantes de inventarios
📂 Informe de inventarios para destrucción
📂 Diferencias de Inventarios por errores de dispensación, por gasto de producción, por tara
📂 Indicadores del proceso de Inventarios
📂 No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas y acciones de seguimiento.

5Matriz de permisos por carpeta

L/M Lectura y modificación L Lectura – Sin acceso ⚠ Encabezado a revisar rojo aprobador no válido

Visión general: subcarpetas accesibles por grupo y carpeta

Cifras = número de subcarpetas en las que el grupo tiene ese permiso.

Grupo	Estratégico 8 sub.	Comercial 6 sub.	Recursos Humanos 7 sub.	Desarrollo 17 sub.	Compras 11 sub.	Calidad 17 sub.	HSEQ 15 sub.	Inventarios 7 sub.
`GERENCIA_GENERAL`	8 L/M	5 L/M · 1 L	7 L	2 L	4 L	–	–	2 L
`DIRECCION_TECNICA`	–	–	4 L/M · 3 L	16 L/M · 1 L	7 L	6 L/M · 5 L	2 L/M · 3 L	1 L/M · 6 L
`DIRECCION_HSEQ`	1 L/M · 2 L	2 L	1 L/M · 3 L	1 L/M · 3 L	1 L/M · 6 L	7 L/M · 8 L	15 L/M	2 L
`DIRECTOR_OPERACIONES`	1 L/M	1 L	–	–	–	1 L/M	1 L/M · 3 L	5 L
`DIRECTOR_ADMON_CONTADOR`	6 L/M	–	–	–	–	–	–	–
`JEFE_COMPRAS`	–	1 L	–	–	11 L/M	–	1 L/M · 3 L	3 L
`JEFE_COMERCIO_EXTERIOR`	–	–	–	–	11 L/M	–	1 L/M · 3 L	3 L
`JEFE_ASEGURAMIENTO_CALIDAD`	–	–	–	4 L	–	14 L/M	5 L/M · 1 L	–
`JEFE_PLANTA`	–	–	–	–	–	–	1 L/M · 3 L	–
`JEFE_MANTENIMIENTO`	–	–	–	–	–	–	3 L/M	–
`JEFE_MANUFACTURA`	–	1 L	–	1 L/M	–	–	1 L/M · 3 L	3 L/M
`JEFE_INVENTARIOS`	–	–	–	–	–	–	1 L/M · 3 L	7 L/M
`COORDINADOR_ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS`	–	–	–	12 L/M · 2 L	3 L	–	1 L/M · 3 L	–
`ASISTENTE_COMERCIAL`	7 L/M	6 L/M	–	1 L/M	–	–	1 L/M · 3 L	–
`ASISTENTE_RRHH`	–	–	7 L/M	–	–	–	2 L/M · 2 L	–
`ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS`	–	–	–	3 L	3 L	8 L/M	1 L/M · 3 L	3 L
`ASISTENTE_RECEPCION_MATERIALES_ENVASE_EMPAQUE`	–	–	–	–	–	–	–	–
`OPERACIONES_ENVASADO`	–	–	–	–	–	1 L	–	–
`OPERACIONES_ACABADO`	–	–	–	–	–	1 L	–	–

📁 Estratégico 8 subcarpetas · 5 columnas de grupo

Subcarpeta	GERENCIA_GENERAL	ASISTENTE_COMERCIAL	DIRECTOR_ADMON_CONTADOR	DIRECTOR_OPERACIONES	DIRECCION_HSEQ	Aprobadores
1Normas legales DIAN, Laboral, contables	L/M	–	L/M	–	L/M	APR_GERENCIA_GENERALAPR_DIRECCION_TECNICA
2Presupuestos de ingreso y egreso y seguimiento. Informes de flujo de efectivo	L/M	L/M	L/M	–	–	APR_DIRECCION_ADMON_CONTADORAPR_GERENCIA_GENERAL
3Indicadores	L/M	L/M	L/M	–	–	APR_GERENCIA_GENERAL
4Informes contables presentación. Informes de cierre de año debidamente firmados. Indicadores de gestión	L/M	L/M	L/M	–	–	APR_DIRECCION_ADMON_CONTADORAPR_GERENCIA_GENERAL
5Analisis de costos por área, por producto, por operación	L/M	L/M	L/M	L/M	–	APR_DIRECCION_ADMON_CONTADORAPR_GERENCIA_GENERAL
6Informes para bancos	L/M	L/M	L/M	–	–	APR_DIRECCION_ADMON_CONTADORAPR_GERENCIA_GENERAL
7Indicadores de gestión	L/M	L/M	–	–	L	APR_GERENCIA_GENERAL
8No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento	L/M	L/M	–	–	L	APR_DIRECCION_TECNICA

📁 Comercial 6 subcarpetas · 6 columnas de grupo

Subcarpeta	GERENCIA_GENERAL	ASISTENTE_COMERCIAL	JEFE_MANUFACTURA	DIRECCION_HSEQ	DIRECTOR_OPERACIONES	JEFE_COMPRAS	Aprobadores
1Cotizaciones	L/M	L/M	–	–	–	–	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
2Pedidos	L/M	L/M	L	–	L	L	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
3Correspondencia y contratos de distribución	L/M	L/M	–	–	–	–	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
4Presupuestos de ventas y seguimientos	L/M	L/M	–	–	–	–	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
5Indicadores de gestión	L/M	L/M	–	L	–	–	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
6No conformidades diligenciamiento y seguimiento. Encuestas de Calidad. Seguimiento	L	L/M	–	L	–	–	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL

📁 Recursos Humanos 7 subcarpetas · 4 columnas de grupo

Subcarpeta	ASISTENTE_RRHH	DIRECCION_TECNICA	GERENCIA_GENERAL	DIRECCION_HSEQ	Aprobadores
1Documentación hojas de vida según procedimiento establecido. Documentos de seguimiento y capacitación Según la ley	L/M	L	L	–	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
2Contratos de trabajo personal actual y retirado	L/M	L	L	–	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
3Capacitación personal sobre el cargo. Archivo para seguimiento . Actas de autonomía.	L/M	L/M	L	L/M	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
4Evaluación de Desempeño. Recibo de informes, revisión y retroalimentación	L/M	L/M	L	–	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
5Encuestas de calidad. Seguimiento	L/M	L	L	L	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
6Indicadores de gestión	L/M	L/M	L	L	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
7No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas a los colaboradores y acciones de seguimiento.	L/M	L/M	L	L	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA

📁 Desarrollo (Diseño, Desarrollo y Regulatorio) 17 subcarpetas · 8 columnas de grupo

⚠ Fila 3 del Excel: aprobador asignado sin nombre de subcarpeta (no incluida).

Subcarpeta	COORDINADOR_ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS	ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS	JEFE_ASEGURAMIENTO_CALIDAD	DIRECCION_TECNICA	GERENCIA_GENERAL	DIRECCION_HSEQ	ASISTENTE_COMERCIAL	JEFE_MANUFACTURA	Aprobadores
1Normas legales Vigentes Sanitarias	L	–	L	L/M	–	L	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
2Contratos de Maquila	L	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
3Matriz de estabilidad	L/M	–	–	L	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
4Informes de estabilidad por cliente	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
5Informes de Desarrollo por cliente	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
6Informes externos para anexar a los expedientes para comprobar seguridad o eficacia	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
7Matriz de seguimiento Notificaciones sanitarias	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
8Información Técnica y legal notificaciones sanitarias	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
9Información Invima capacidad	L/M	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
10Masteres de Ordenes de Producción	–	–	–	L/M	–	–	L/M	L/M	APR_DIRECCION_TECNICA
11Información Cota Secretaria de Salud	–	–	–	L/M	–	L/M	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
12Información Shaio Secretaria de Salud	–	–	–	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
13Indicadores de Desarrollo	L/M	–	–	L/M	L	L	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
14No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento	L/M	–	–	L/M	L	L	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
15Proyectos de rotulados y Artes envases para impresión	L/M	L	L	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
16Proyectos de rotulado y Artes cajas plegadizas para impresión	L/M	L	L	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA
17Proyecto de rotulado y Artes cajas corrugadas para impresión	L/M	L	L	L/M	–	–	–	–	APR_DIRECCION_TECNICA

📁 Compras 11 subcarpetas · 7 columnas de grupo

ℹ APR_COMPRAS y APR_COMERCIO_EXTERIOR aprueban las 11 subcarpetas (confirmado por el cliente).

Subcarpeta	JEFE_COMPRAS	JEFE_COMERCIO_EXTERIOR	DIRECCION_TECNICA	GERENCIA_GENERAL	COORDINADOR_ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS	ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS	DIRECCION_HSEQ	Aprobadores
1Información Compras por proveedor : Documentos: Ficha técnica por materia prima, composición de la mezcla, Dossier regulatorio	L/M	L/M	L	–	L	L	–	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
2Información de ficha de seguridad de materias primas	L/M	L/M	L	–	L	L	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
3Información relacionada con Envases y empaques por proveedor: Archivo fichas técnicas, planos mecánicos	L/M	L/M	L	–	L	L	–	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
4Información de proveedores según Procedimiento de compras, portafolio.	L/M	L/M	–	–	–	–	–	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
5Acuerdos de calidad con los proveedores de compras	L/M	L/M	–	–	–	–	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
6Cotizaciónes actualizadas, seguimiento de devoluciones, quejas, reclamos, no conformidades y correspondiencia del proveedor.	L/M	L/M	–	–	–	–	–	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
7Evaluación de Desempeño y seguimiento	L/M	L/M	–	–	–	–	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
8Auditorias por proveedor con acciones de seguimiento.	L/M	L/M	L	L	–	–	L/M	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
9Encuestas a los proveedores y seguimiento	L/M	L/M	L	L	–	–	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
10Indicadores de Compras	L/M	L/M	L	L	–	–	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR
11No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas y acciones de seguimiento.	L/M	L/M	L	L	–	–	L	APR_COMPRASAPR_COMERCIO_EXTERIOR

📁 Calidad 17 subcarpetas · 7 columnas de grupo

ℹ Cada subcarpeta puede tener hasta tres grupos aprobadores (confirmado por el cliente). Los valores escritos como grupo se corrigieron a APR_* (sección 2).

Subcarpeta	ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS	JEFE_ASEGURAMIENTO_CALIDAD	DIRECTOR_OPERACIONES	DIRECCION_HSEQ	DIRECCION_TECNICA	OPERACIONES_ENVASADO	OPERACIONES_ACABADO	Aprobadores
1Especificaciones y certificados de análisis y reanálsis de materia prima	L/M	–	–	L	L/M	–	–	APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMASAPR_DIRECCION_TECNICA
2Especificaciones y certificados de análisis envase, empaque y embalaje	L/M	–	–	L	L	–	–	APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS
3Informe de muestras de retención materias primas, materiales de envase y empaque y manejo de estándares	L/M	–	–	L	L	–	–	APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS
4Fichas Técnicas de los procesos de envasado y acabado	–	L/M	L/M	–	–	L	L	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_OPERACIONES
5Consolidación de Batch Record	–	L/M	–	–	–	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
6Informe de muestras de retención producto terminado y manejo de estándares	–	L/M	–	L	–	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
7Informes de Microbiologia de agua, superficies, equipos, áreas.	L/M	L/M	–	L	L	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS
8Informes de calidad del Agua	–	L/M	–	L/M	L	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQ
9Informes de quejas, reclamos y devoluciones	–	L/M	–	L/M	L/M	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQ
10Bitacoras de seguimiento de producción, Bodega, calidad, muestras de retención, desarrollo relacionada con humedad y temperatura	L/M	L/M	–	L	–	–	–	APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMASAPR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
11Informes de limpieza y sanitización de Areas	–	L/M	–	L	–	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
12Informes de verificación de equipos de calidad ubicados en producción, bodega, calidad y desarrollo	L/M	L/M	–	L	–	–	–	APR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMASAPR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
13Informes de Autoinspecciones	–	L/M	–	L/M	L/M	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQAPR_DIRECCION_TECNICA
14Auditorías Internas	–	L/M	–	L/M	L/M	–	–	APR_DIRECCION_HSEQAPR_DIRECCION_TECNICAAPR_ASEGURAMIENTO_CALIDAD
15Auditorias Externas	–	L/M	–	L/M	L	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQ
16Indicadores	L/M	L/M	–	L/M	L/M	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQAPR_DIRECCION_TECNICA
17No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento	L/M	L/M	–	L/M	L/M	–	–	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_DIRECCION_HSEQAPR_DIRECCION_TECNICA

📁 HSEQ 15 subcarpetas · 14 columnas de grupo

⚠ La celda de título de esta pestaña dice «CALIDAD» en lugar de HSEQ.

Subcarpeta	JEFE_MANTENIMIENTO	DIRECCION_HSEQ	JEFE_ASEGURAMIENTO_CALIDAD	DIRECCION_TECNICA	ASISTENTE_COMERCIAL	JEFE_COMPRAS	JEFE_COMERCIO_EXTERIOR	DIRECTOR_OPERACIONES	ASISTENTE_RRHH	JEFE_INVENTARIOS	JEFE_MANUFACTURA	ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS	JEFE_PLANTA	COORDINADOR_ASUNTOS_TECNICOS_REGULATORIOS	Aprobadores
1Documentos Externos HSEQ: Salud, ambiente, laboral	–	L/M	–	L	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
2Listado Maestro de Documentos y de formatos con control de versiones. Eliminación de documentos obsoletos.	–	L/M	L	L	L	L	L	L	L	L	L	L	L	L	APR_DIRECCION_HSEQ
3Admon del sistema documental de la empresa, Politicas, procedimientos, instrutivos, formatos, registros, manuales de los equipos, especificaciones, metodologías de trabajo.	–	L/M	L/M	L/M	L	L	L	L	L	L	L	L	L	L	APR_DIRECCION_HSEQ
4Registros de capacitación HSEQ, inducción, Reinducción, Reentrenamiento, lecciones aprendidas, capacitaciones generales, actualizaciones	–	L/M	L/M	L	L	L	L	L	L/M	L	L	L	L	L	APR_DIRECCION_HSEQ
5Cronogramas de trabajo para calidad y HSEQ, seguimiento, informe y resultado.	L/M	L/M	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
6Seguimiento de equipos según procedimiento establecido, mantenimiento preventivo, correctivo, calibración, cambio de repuestos y validación.	L/M	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
7Información Servicios por proveedor : Documentos: Servicio contratado, especificaciones del servicio, informe del servicio, acuerdos de calidad de cada proveedor	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
8Consolidación del seguimiento de los proveedores de servicio	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
9Informes de auditoria de proveedores de servicio	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
10Registros documentos del sistema ISO 9001 relacionado con Riesgos	–	L/M	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
11Registros documentos del sistema ISO 9001 relacionado con los procesos	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	L/M	APR_DIRECCION_HSEQ
12Registros documentos del sistema de gestion HSEQ	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
13Informes de las encuestas de calidad aplicada a los proveedores de servicio	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
14Indicadores	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ
15No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Para seguimiento	–	L/M	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	APR_DIRECCION_HSEQ

📁 Inventarios 7 subcarpetas · 9 columnas de grupo

Subcarpeta	JEFE_MANUFACTURA	JEFE_INVENTARIOS	DIRECTOR_OPERACIONES	ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMAS	JEFE_COMPRAS	JEFE_COMERCIO_EXTERIOR	GERENCIA_GENERAL	DIRECCION_HSEQ	DIRECCION_TECNICA	Aprobadores
1Informe de Inventarios Cíclicos	–	L/M	–	–	–	–	–	–	L	APR_INVENTARIOS
2Informe mensual de reanálisis con tres meses previo al vencimiento incluido inventario	–	L/M	L	L	L	L	–	–	L	APR_INVENTARIOS
3Informe de sobrantes de inventarios	L/M	L/M	L	–	L	L	–	–	L	APR_INVENTARIOS
4Informe de inventarios para destrucción	L/M	L/M	–	–	–	–	–	–	L/M	APR_INVENTARIOS
5Diferencias de Inventarios por errores de dispensación, por gasto de producción, por tara	L/M	L/M	L	–	L	L	–	–	L	APR_INVENTARIOS
6Indicadores del proceso de Inventarios	–	L/M	L	L	–	–	L	L	L	APR_INVENTARIOS
7No conformidades, acciones correctivas, acciones de mejora, proyectos. Encuestas y acciones de seguimiento.	–	L/M	L	L	–	–	L	L	L	APR_INVENTARIOS

6Matriz de aprobadores

Aprobadores asignados a cada subcarpeta. Una subcarpeta puede tener más de un grupo aprobador (confirmado por el cliente); se muestra cada aprobador por separado.

Resumen de uso

Carpeta	Subcarpetas	El aprobador también modifica	Aprobadores utilizados
Estratégico	8	6	APR_DIRECCION_ADMON_CONTADORAPR_DIRECCION_TECNICAAPR_GERENCIA_GENERAL
Comercial	6	5	APR_ASISTENTE_COMERCIALAPR_GERENCIA_GENERAL
Recursos Humanos	7	4	APR_ASISTENTE_RRHHAPR_DIRECCION_TECNICA
Desarrollo (Diseño, Desarrollo y Regulatorio)	17	16	APR_DIRECCION_TECNICA
Compras	11	11	APR_COMERCIO_EXTERIORAPR_COMPRAS
Calidad	17	17	APR_ASEGURAMIENTO_CALIDADAPR_ASISTENTE_RECEPCION_MATERIAS_PRIMASAPR_DIRECCION_HSEQAPR_DIRECCION_OPERACIONESAPR_DIRECCION_TECNICA
HSEQ	15	15	APR_DIRECCION_HSEQ
Inventarios	7	7	APR_INVENTARIOS

«El aprobador también modifica» = subcarpetas donde todos los aprobadores pertenecen a grupos con permiso de modificación (posible aprobación de documentos propios).